인감증명서 스캔본, 과연 괜찮을까요?

1️⃣ 원본 없이 스캔본만? 법적으로는 ‘절대 불가’입니다

스캔본은 빠르지만, 효력은 없습니다

“일단 스캔해서 보내주세요. 원본은 우편으로요!”

문서도 속도가 중요해진 시대죠. 하지만 인감증명서는 다릅니다. 원본만이 법적으로 인정됩니다.

다음 기관에 제출할 때는 스캔본은 100% 반려 처리됩니다.

• 관공서: 주민센터, 세무서, 시청 등
• 금융기관: 은행, 증권사, 보험사 등
• 등기·사법기관: 법원, 등기소 등

그 이유는 단 하나. 스캔본은 쉽게 조작 가능하기 때문이에요. 원본에는 인주 날인, 특수 인쇄 등 위변조 방지 요소가 있지만, 이미지 파일은 포토샵 몇 번이면 조작 가능하죠.

2️⃣ 그런데 왜 다들 스캔본을 주고받을까요?

법적 효력은 없지만, ‘속도’ 때문에 씁니다

스캔본은 아래처럼 실무 편의를 위한 ‘임시 확인용’으로 쓰이는 경우가 많아요. 오랜 거래처 간에 형식을 간소화 하기 위해서 허용하는 경우도 있죠.

• 내부 결재용: 원본 받기 전 품의서 결재 목적
• 우편 발송 중: “원본은 보내뒀고, 먼저 확인부터 하세요”
• 신뢰 기반 거래: 오랜 거래처 간에 형식 간소화

단, 이 모든 경우 ‘원본이 반드시 따라올 것’을 전제로 합니다. 스캔본만으로 거래를 마무리하는 건 절대 권장되지 않아요. 원칙적으로는 안 된다는 것을 항상 기억하세요!

3️⃣ 스캔본만 믿었을 때 생길 수 있는 리스크

‘편리함’ 뒤에 숨은 아찔한 위험들

• 위변조 위험: 상대가 발급일자, 인감 내용까지 조작했을 가능성
• 취약한 증거력: 분쟁 발생 시 “이 파일은 위조된 것”이라 주장하면 반박하기 어려움
• 계약 무효 가능성: 잘못된 스캔본에 의한 계약은 효력이 부인될 수 있어요

즉, 스캔본만으로 진행한 거래는 법적 방어선이 매우 약합니다.

4️⃣ 실무 가이드: 스캔본, 이렇게 사용하세요

O와 X, 명확히 구분하세요

✅ 스캔본을 보낼 때

• 용도 명시: “내부 검토용” 등 용도 분명히 하기
• 워터마크 추가: ‘참고용’ 등 문구 삽입해 오남용 방지

✅ 스캔본을 받을 때

• 최종 근거로 사용 금지: 지급·발송은 원본 확인 후 진행
• 원본 수령 약속 필수: 언제, 어떤 방식으로 원본을 보낼지 명확히 요청
• 초기 거래처라면 더 주의: 신뢰 관계가 없다면 반드시 원본 확인 후 업무 시작

✅ 결론: 스캔본은 ‘속도’, 원본은 ‘보증’입니다

인감증명서 스캔본은 어디까지나 업무 편의를 위한 임시 자료일 뿐이에요. 편리함에 의존하다가 법적 리스크를 떠안는 일은 없어야 하니 주의하세요.

📌 속도는 스캔본으로, 안전은 반드시 원본으로 챙기세요!