계약서, 언제까지 보관해야 할까요?

1️⃣ 계약서 보관, '3년이면 된다'는 말, 그대로 믿지 마세요.

보관 기간, 서류마다 달라요.

프로젝트가 끝나고, 직원은 퇴사하고, 세금신고도 마쳤습니다. 책상 서랍을 정리하다 문득 든 생각, “이 계약서… 이제 버려도 되지 않나?”

많은 분들이 막연히 “계약서는 3년만 보관하면 된다”고 알고 계세요. 하지만 이 ‘3년 규칙’은 일부 서류에만 해당되며, 실제로는 3년, 5년, 10년 보관 기준이 각기 달라요.

잘못 알고 정리하다가는 예상치 못한 세무조사, 소송, 분쟁에서 발목 잡힐 수 있어요.

2️⃣ ‘3년’ 보관 대상: 근로기준법

근로계약서, 퇴사일 기준으로 3년 보관해야 해요

근로기준법 제42조는 사용자에게 근로 관련 서류를 3년간 보관하라고 명시하고 있어요. 이는 임금청구권의 소멸시효가 3년이기 때문이에요.

📌 꼭 3년 보관해야 할 서류

• 근로계약서
• 임금대장
• 임금의 결정·지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류
• 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류
• 승급, 감급에 관한 서류
• 휴가에 관한 서류

⚠️ 주의: 보관 시작일은 ‘서류 작성일’이 아니라 ‘근로관계 종료일’ 기준이에요. 퇴사일로부터 3년이에요.

3️⃣ ‘5년’ 보관 대상: 국세기본법

세금 관련 서류는 기본 5년 보관입니다

국세기본법에 따르면, 사업자는 모든 거래 증빙을 5년간 보관해야 해요.

이는 국세 부과의 제척기간(세금을 부과할 수 있는 기간)이 통상 5년이기 때문이에요. 국세청은 지난 5년간의 거래에 대해 언제든 세무조사를 실시하고 세금을 부과할 수 있으며, 이때 사업자는 장부와 증빙서류를 통해 거래 사실을 증명해야 해요.

📌 꼭 5년 보관해야 할 서류

• 세금계산서, 계산서, 영수증 등 모든 거래 증빙서류
• 회계장부 및 관련 증빙자료 일체
• 신용카드 매출전표, 현금영수증 등

4️⃣ ‘10년’ 보관 대상: 상법

회사 운영의 핵심 문서는 10년 보관이 원칙

상법에서는 회사의 주요 기록은 10년 보관하라고 규정하고 있어요. 민사·상사상 채권 소멸시효가 10년이기 때문에, 장기 분쟁 대비가 필요해요.

📌 꼭 10년 보관해야 할 서류

• 정관, 주주총회·이사회 의사록
• 중요 계약서
• 회계장부 등 상업장부

5️⃣ 한눈에 보는 문서 보관 기간

✅ 고민된다면, ‘10년 보관’이 가장 안전해요.

법마다 보관기간이 달라 헷갈릴 수 있어요. 그럴 땐 모든 계약서와 중요 문서는 10년 보관을 원칙으로 하면 가장 안전해요.

💡 요즘은 스캔 후 전자파일로 보관하는 것도 인정되니, 물리적 공간 부담 없이 정리할 수 있어요.

📌 문서 보관은 단순 정리가 아니라, 미래의 리스크를 막는 가장 기본적인 법적 보험이에요.